Tietosuojaseloste

TIETO­SUOJA- JA REKISTERI­SELOSTE

Päivitetty 26.8.2025.

TERMISTÖ

Asiakkuuden päättyminen - Asiakkuus katsotaan päättyneeksi, kun asiakkaan tilaamia lisenssejä ei ole enää voimassa, eikä sellaisia ole tilattu alkaviksi myöhemmin.

asiakastieto - Asiakkaaseen tai tilaajaan tai tilaajaorganisaatioon itseensä liittyvä tieto tai tietokokonaisuus, kuten yhteystiedot tai laskutustiedot

käyttötieto - Ohjelmiston yhdestä käynnistyksestä lähetettävä ilmoitus

lisenssi, käyttöoikeus - Sopimuksella myönnetty oikeus ohjelmiston käyttöön tai alilisensointiin

ohjelmisto, palvelu - L'MathS eli L'Math-ohjelmiston maksullinen erillisversio

1. REKISTERIN­PITÄJÄ JA REKISTERI­ASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ

Roni Lehto, Lehto Digital

roni.lehto -at- lehtodigital.fi

2. REKISTERIN NIMI

L'Math SaaS (Software as a Service) -palvelun asiakas- ja käyttö­tieto­rekisteri

3. OIKEUSPERUSTE

Oikeusperuste henkilö- ja käyttäjä­tietojen käsittelylle on rekisterin­pitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde). Henkilö­tietojen käsittelyn tarkoitus on asiakas­suhteen ylläpito sekä tehtyjen sopimuksien toteutumisen seuranta.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • ohjelmiston käyttöoikeuden ja lisenssitietojen tarkistaminen ja validointi
  • ohjelmiston käyttötietojen tilastointi ja seuranta
  • asiakassuhteen ylläpito ja tiedottaminen
  • automatisoitu tai manuaalinen tilastointi, käyttöseuranta, asiakassuhteiden ylläpito ja yhteydenpito
  • väärinkäytöksien ja sopimusten selvittäminen sekä tietoturvasta huolehtimiseksi

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin talletettuja tietoja voivat olla:

  • Asiakastiedoissa
    • asiakkaan tai tämän yhteyshenkilöiden etu- ja sukunimet ja yhteystiedot sekä käyty viestintä
    • asiakkaan tai tähän liittyvän toimijan laskutus- ja yritystiedot sekä muut tarpeelliset tiedot asiakassuhteen ylläpitämiseksi
  • Lisenssi- ja käyttötiedoissa
    • asiakkaan määrittämien loppukäyttäjien yksilöivät laskennalliset⁽*⁾ ei-selkokieliset tunnisteet
    • asiakkaan määrittämien loppukäyttäjien laitteiden yksilöivät selkokieliset tunnisteet
    • asiakkaan määrittämien loppukäyttäjien ip-osoitteet
    • ohjelmistotiedot, kuten L'Math-versio, ohjelmiston käynnistysajankohta, edellinen päivityskerta, jne.

6. SÄÄNNÖN­MUKAISET TIETO­LÄHTEET

Tiedot saadaan säännönmukaisesti

  • rekisteröidyltä itseltään tai tämän työnantajalta tai vastaavalta yhteys- tai yhteystyöhenkilöltä
  • rekisteröidyn käyttämän ohjelmiston käyttötietoseurannasta

7. TIETOJEN SÄILYTYS­AIKA

Asiakas- ja yhteyshenkilötietoja, sopimuksia, maksu- ja laskutustietoja säilytetään järjestelmissä koko asiakassuhteen ajan, ja asiakassuhteen päättyessä yksittäisiä yhteys- ym. henkilöitä koskevat tiedot poistetaan vuoden kuluessa. Sopimukset ja asiakirjat ja manuaalinen aineisto, jotka saattavat sisältää henkilöiden nimiä ja tietoja, säilytetään suojatusti enintään kymmenen vuoden ajan sopimuksen purkamisesta tai päättymisestä.

Tilastollisia käyttö- ym. lisenssitietoja säilytetään (kutakin käyttötietoilmoitusta eli yhden ohjelmiston käynnistyskerran osoittavaa tietoa) kaksi vuotta sen saapumis- ja merkintähetkestä, tai korkeintaan yksi vuosi asiakkaan viimeisen tilauksen päätyttyä. Järjestelmä tuhoaa tiedot automaattisesti aikaperusteisesti, kun niiden oleellisesti tarpeellinen käyttöaika on päättynyt (ts. kun mahdollinen käyttötietoseuranta, versiohistorian tilastointi, ym. on tarpeelliselta ajalta suoritettu), ja asiakkuuden päättymisen jälkeen tiedot poistetaan käsin.

8. SÄÄN­NÖN­MUKAI­NEN TIETOJEN LUO­VU­TUS JA SIIRTO

Käyttö- tai lisenssitietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei luovuteta tai säilytetä EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tietoja voidaan luovuttaa rekisteröityyn liittyvälle todennetulle työnantajalle, lisensoivalle oppilaitokselle, tai vastaavalle lisenssinhaltijalle sikäli kun asiakassuhteen ylläpitämisen tai jonkin muun syyn vuoksi on tarpeellista.

Asiakas- ja yhteyshenkilötietoja voidaan käsittää ja säilyttää laskutusalihankkijan tai -palvelun järjestelmissä, ja heidän toimestaan laskutustapahtumien, maksumuistutusten, perinnän ym. yhteydessä. Lisätietoja palveluntarjoajan sivustolla (1) (2).

Päivittäiseen toimintaan liittyvät asiakas- ja rekisteritiedot säilytetään palvelimilla, jotka sijaitsevat Suomessa. Salatut varmuuskopiot käsitellään ja säilytetään EU:n alueella.

9. REKISTERIN SUO­JAUKSEN PERI­AATTEET

Rekisteritietoja sisältävät sähköiset järjestelmät on suojattu digitaalisesti, ja kaikilla rekisteritietoihin pääsevillä henkilöillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana ja/tai muu turvallinen monivaiheinen kirjautumis- ja tunnistautumistapa.

Rekisteritietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain kohdassa (1) mainitut henkilöt sekä palveluntarjoajan määrittämät työntekijät tai alihankkijat, joiden on välttämätöntä käsitellä tietoja asiakassuhteen ylläpitämiseksi tai muulla tämän selosteen mukaisella tavalla.

Rekistereistä otettavat varmuuskopiot suojataan vahvalla salauksella ennen niiden siirtämistä varmuuskopiopalvelimelle. Tietoja ei käsitellä eikä niitä ole luettavissa varmuuskopiopalvelimelta ilman palveluntarjoajan salausavainta.

10. TARKASTUS­OIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAA­MISTA

Jokaisella rekisteröidyllä luonnollisella henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterin määritellylle yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa)

Tilastollisia anonyymeja tietoja (tai muita tietoja jotka eivät ole kiistattomasti vain palveluntarjoajan tiedoilla yhdistettävissä luonnolliseen henkilöön) koskevat vaatimukset on selvitettävä yhteistyössä lisenssin hankkineen tahon (kaupunki, organisaatio, yritys, tmv.) kanssa.

11. MUUT HENKILÖ­TIETOJEN KÄSITTE­LYYN LIITTY­VÄT OIKEU­DET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjän määrittelemälle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tilastollisia anonyymeja tietoja (tai muita tietoja jotka eivät ole kiistattomasti vain palveluntarjoajan tiedoilla yhdistettävissä luonnolliseen henkilöön) koskevat vaatimukset on selvitettävä yhteistyössä lisenssin hankkineen tahon (kaupunki, organisaatio, yritys, tmv.) kanssa.

12. ASIAKKAAN, ALI­HANKKIJAN JA ALI­LISENSOIJAN VELVOLLI­SUUDET

Asiakkaalla, alihankkijalla tai alilisensoijalla tai muulla palvelun hankkivalla ja sen edelleen loppukäyttäjien saataville asettavalla taholla on velvollisuus

  1. huolehtia siitä, että yhteyshenkilöt ja loppukäyttäjät ovat tietoisia tästä tietosuojailmoituksesta niiltä osin kuin se heitä koskee,
  2. toimia yhteistyössä palveluntarjoajan kanssa tätä rekisteriä koskevissa tietopyynnöissä ja muissa tietosuoja-asetuksen takaamissa oikeuksia koskevissa pyynnöissä, sekä
  3. huomauttaa mahdollisista puutteista, tietosuojaongelmista ja ongelmakohdista koskien tätä rekisteriä ja rekisteriselostetta.

13. MUUTOK­SET JA PÄIVI­TYKSET TIETO­SUOJA­ILMOI­TUKSEEN

Pidätämme oikeuden tarkentaa tai muuttaa tietosuojailmoitustamme. Muutoksista ja tarkennuksista ilmoitetaan asiakkaan määrittämille yhteyshenkilöille sähköpostitse. Asiakas on velvollinen tiedottamaan loppukäyttäjilleen heitä koskevista tietosuojailmoituksen muutoksista.

(*) Laskennallinen tunniste tarkoittaa tässä käyttäjän tilin nimen ja käyttöjärjestelmän tunnisteen perusteella laskettua tiivistesummaa, joka ei ole selkokielisesti luettavissa käyttäjän nimenä. Tiedon perusteella on laskettavissa ja tilastoitavissa anonyymisti loppukäyttäjien määrä, mutta L'Math-tiimi tai palveluntarjoaja eivät pysty tiedoillaan yhdistämään käyttötietoja yksittäisiin tunnistettaviin luonnollisiin henkilöihin.